DISCLAIMER: This translation of the Guild's rules is unofficial.
The name of the association is The Guild of Industrial Engineering and Management Prodeko Ry. The name Prodeko is an unofficial abbreviation of the name of the association. In these rules, the association is later referred as the guild. The hometown of the Guild is Espoo, Finland.
The purpose of the guild is to act as a bridge between the students of Aalto University (later referred as the "University") department of industrial engineering and management, to promote their common interests as well as their intellectual aspirations and professional development. The purpose of the guild is also to maintain healthy teekkari culture and to develop industrial engineering as a discipline.
To achieve its purpose, the guild may for example:
To support its activities, the Guild can arrange entertaining activities, lotteries, engage in publishing activities in the field, do voluntary labour, receive donations and wills, and collect membership fees. The Guild may own immovable and movable property. The Guild may exercise business activities according to the Associations Act section 5, but it will not pursue any financial benefit or gain for the personnel participating in the events.
The Official language of the Guild is Finnish. The minutes and notification languages of the Guild is Finnish.
The member types of the Guild are actual members, old members as well as external, supportive and honorary members.
Members of the Aalto University Degree Program in Industrial Engineering and Management or the members of the Student Union of Aalto University can be accepted as actual members of the Guild.
A person can be accepted as an external member of the Guild if he/she/they do not suffice the requirements for being an actual member. A person, business or an organisation can be accepted as a supportive member of the Guild who supports the Guild in its activities/purpose. A person who has completed his/her/their studies or has been an actual member of Industrial Engineering Club PRODEKO or the Guild, can be accepted as an old member of the Guild. External, supportive and old members of the Guild are approved by the government of the Guild.
The Guild's general assembly can invite a person as an honorary member if he/she/they have earned merit in the activities of the Guild or the Industrial Engineering Club PRODEKO or otherwise promoted their efforts. An actual member cannot be invited to being an honorary member. The Board of the Guild makes the proposals for the Guild's general assembly but however, any group of at least ten (10) actual members can make the proposal.
The Guild must keep a list of its members showing the full name, e-mail address and domicile of each member. The members are obliged to notify changes to their personal data to the Guild's board.
The members are obliged to pay a membership fee by the of October each year. "Academic year" represents the academic year of Aalto University. The Guild's annual general assembly meeting defines the membership fee for actual, external and supportive members. Honorary members and members who have made a declaration of absenteeism at Aalto University for the entire membership period are exempt from membership fee.
A member may secede from the Guild by notifying the board or its chairman in writing or by notifying the secession in the minutes of the Guild's Board Meeting.
A member is considered as a seceder if he/she/they have not paid the membership fee within two months of its expiration.
The Board may discharge a member who has severely hampered the functioning of the Guild either within the organisation or outside of it by his/her/their conduct. The decision of dischargement must be formed by a three-fourths (3/4) majority. The Board may also prohibit a member from participating in any Guild's operations if he/she/they have caused difficulties for the Guild or its activities. The prohibition does not include the Guild's meetings or assemblies. Prior to the decision on secession or other disciplinary forms, the member concerned must be given the opportunity to give an explanation. Secession decisions must be made public on the Guild's official notice board.
A discharged/disciplined member has the right to file a written appeal against the decision to the Guild's general assembly, which means that the final decision must be agreed by the Guild's general assembly. The appeal must be submitted to the Board within one (1) month of the release of the dischargement or disciplinary decision and ought to be dealt with mainly at the next meeting, but not later than six (6) months after the filing of the appeal.
The Guild's meetings are the Annual Assembly, Electoral Assembly and other additional assemblies. The Guild's meetings are referred as Guild's General Assemblies (GA's).
The annual assembly shall be held in February and shall cover at least the following topics:
The electoral assembly must be held in November and must address at least:
The election of the Guild is further specified in the Guild's electoral rule.
Kilta kokoontuu ylimääräiseen kokoukseen hallituksen päätöksellä tai kun kiltakokous niin päättää tai kun vähintään kymmenen (10) killan varsinaista jäsentä tai vähintään yksi kymmenesosa (1/10) killan varsinaisista jäsenistä sitä kirjallisesti hallitukselta vaatii. Kokous on tällöin pidettävä neljän (4) viikon kuluessa vaatimuksen jättämisestä hallitukselle.
Killan kokouksista on ilmoitettava Aalto-yliopiston lukukausien aikana vähintään neljä (4) arkipäivää tai seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta 42§ mukaisella ensisijaisella ilmoitustavalla. Aalto-yliopiston lukukausien ulkopuolella kokouksista on ilmoitettava vähintään neljätoista (14) päivää ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat.
Kokous on päätösvaltainen, jos se on laillisesti koolle kutsuttu.
Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat. Kokous voi myös ottaa käsiteltäväkseen asian, jonka kokous kolmen neljänosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä julistaa kiireelliseksi ottaen huomioon yhdistyslain 24 §:n pykälän määräykset. Käsiteltäessä killan sääntöjen muuttamista, hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan valitsemista tai erottamista, tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä tai killan purkamista tai muuta yhdistyslain 23 §:ssä mainittua tai siihen verrattavissa olevaa asiaa on asiasta mainittava kokouskutsussa.
Kiltakokous voi erottaa killan hallituksen tai hallituksen jäsenen toimestaan kesken toimikautta, jolloin kokouskutsussa on siitä mainittava ja erottamispäätöksen on synnyttävä kolmen neljäsosan (3/4) ääntenenemmistöllä. Hallitus, hallituksen jäsen, luottamus- tai toimihenkilö voi erota tehtävistään. Kiltakokous valitsee uuden hallituksen tai hallituksen jäsenen jäljellä olevalle toimikaudelle.
Killan äänioikeutettuja jäseniä ovat killan varsinaiset jäsenet. Kaikilla jäsenillä on puhe-, läsnäolo-, ja esitysoikeus ottaen huomioon sääntöjen 42§ ja 43§. Kokouksen päätöksellä puhe- ja läsnäolo-oikeus voidaan myöntää myös kiltaan kuulumattomalle.
Ellei näissä säännöissä toisin mainita, päätökset kokouksissa tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Annettujen äänten jakaantuessa tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan kanta, vaaleissa kuitenkin arpa.
Killan toiminnasta vastaa kalenterivuodeksi kerrallaan vaalikokouksessa valittu hallitus.
Hallituksen tehtäviin kuuluu ainakin:
Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja 4-12 muuta jäsentä. Vain killan varsinaiset jäsenet ovat vaalikelpoisia killan hallituksen puheenjohtajan toimeen.
Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset, johtaa niissä ja kiltakokouksissa puhetta, valvoo, että killan toiminta on sääntöjen mukaista, sekä edustaa kiltaa. Tästä voidaan poiketa hallituksen päätöksellä.
Hallituksen muut jäsenet valitaan tarkoituksenmukaisesti toteuttamaan killan tehtäviä.
Hallituksen kokous on päätösvaltainen, jos kaikille sen jäsenille on kokouksesta tiedotettu hallituksen keskuudessaan sopimalla tavalla ja läsnä on vähintään puolet hallituksen jäsenistä siten, että puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä.
Hallituksen kokousten päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Jos annetut äänet jakautuvat tasan, ratkaisee puheenjohtajan kanta, vaaleissa kuitenkin arpa.
Killan nimen kirjoittaa yhdessä kaksi (2) killan hallitukseen kuuluvaa jäsentä.
Hallituksen alaisena voi toimia toimikuntia ja toimihenkilöitä. Kiltakokous nimeää tarvittaessa toimikunnat, niiden tehtävät ja vastuuhenkilöt sekä toimihenkilöt. Killan hallitus voi lisäksi nimetä toimikuntia sekä julistaa haettavaksi toimia ja valita toimihenkilöitä. Haettavista toimista on ilmoitettava 42§ mukaisella ensisijaisella ilmoitustavalla vähintään kaksi (2) viikkoa ennen hallituksen kokousta, jossa päätös kyseisten toimihenkilöiden nimeämisestä tehdään.
Sen lisäksi mitä sääntöjen 23§ on määrätty, voi killan hallitus painavista syistä erottaa toimihenkilön toimestaan, jolloin erottamispäätöksen on synnyttävä kolmen neljäsosan (3/4) ääntenenemmistöllä.
Toimikunnan nimittänyt taho määrittelee kuinka killan jäsenet voivat osallistua toimikuntien toimintaan.
Killan toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi. Jäsenmaksuista on säädetty erikseen sääntöjen 11§.
Killan taloudenhoitoa valvovat tilintarkastajat, joille hallituksen on toimitettava killan tilit viimeistään kaksikymmentäyksi (21) päivää ennen vuosikokousta ja muutoinkin pyydettäessä. Tilintarkastajien ja heidän varahenkilöiden määrästä säädetään sääntöjen 18§.
Tilintarkastajien on annettava hallitukselle kirjallinen, killan vuosikokoukselle osoitettu kertomus toimittamastaan killan hallinnon ja tilien tarkastuksesta viimeistään neljätoista (14) päivää ennen killan vuosikokousta.
Killan tunnuksista ja merkeistä päättää kiltakokous. Killalla on oma lippu ja merkki, joista määrätään lippu- ja merkkiohjesäännössä. Kilta voi kunnioittaa ansioituneita henkilöitä myöntämällä ansiomerkkejä. Kunnianosoitusten myöntämisestä määrätään ansiomerkkiohjesäännössä.
Killalla on Prodekon Alumni ry:n kanssa yhteinen neuvottelukunta. Neuvottelukunnan tarkoituksesta, kokoonpanosta ja toiminnasta määrätään tarkemmin neuvottelukunnan ohjesäännössä. Neuvottelukunta on yhteistyöelin, jolla ei ole päätösvaltaa.
Killan ensisijainen tiedotustapa on killan jäsensähköpostilistalla. Jäsenen liittyessä kiltaan heidät lisätään kyseiselle sähköpostilistalle. Mikäli asian luonne sitä vaatii tai säännöissä muuten määrätään, tiedottamiseen käytetään killan virallista ilmoitustaulua. Killan virallisesta ilmoitustaulusta päättää hallitus. Ilmoitustaulua siirrettäessä siirrosta on ilmoitettava kolme (3) viikkoa etukäteen voimassaolevalla ilmoitustaululla.
Muutoksia näihin sääntöihin voidaan tehdä, jos muutosesitys on tullut hyväksytyksi vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä kiltakokouksessa, joiden väli on vähintään kaksi (2) viikkoa. Muutosesitys on mainittava kokouskutsussa. Muutosesityksen voi tehdä hallitus tai vähintään kymmenen (10) killan varsinaista jäsentä tai vähintään yksi kymmenesosa (1/10) killan varsinaisista jäsenistä. Esitys on tehtävä kirjallisena hallitukselle, jonka on tällöin kutsuttava kiltakokous koolle käsittelemään asiaa neljän (4) viikon kuluessa esityksen jättämisestä.
Näitä sääntöjä täydentävillä ohjesäännöillä voidaan antaa täsmentäviä määräyksiä hallituksen toiminnasta, toimikunnista ja niiden tehtävistä ja muista yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeinä pidettävistä asioista. Muutoksia killan ohjesääntöihin tai uusi ohjesääntö voidaan tehdä, jos esitys tästä on tullut hyväksytyksi killan kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Killan ohjesääntöjen muutosesityksen tai esityksen uudesta ohjesäännöstä voi tehdä hallitus, yksi kymmenesosa (1/10) killan varsinaisista jäsenistä tai kymmenen (10) killan varsinaista jäsentä kirjallisena hallitukselle, jonka on tällöin tuotava ehdotus seuraavan killan kokouksen päätettäväksi. Ohjesääntöjen muutosesityksestä tai esityksestä uudeksi ohjesäännöksi on mainittava kokouskutsussa.
Kilta purkautuu, mikäli kiltakokous niin päättää kolmen neljäsosan (3/4) ääntenenemmistöllä kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään yksi (1) kuukausi. Purkautumisesitys on mainittava kokouskutsussa. Killan purkauduttua tai sen tultua lakkautetuksi luovutetaan sen varat Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan käytettäväksi näiden sääntöjen 2§ mukaiseen toimintaan tai sen ollessa mahdotonta AYY:n toiminnan tukemiseen.
Sääntömuutos tai purkautumispäätös tulee voimaan, kun se on merkitty yhdistysrekisteriin.
Asioissa, joista näissä säännöissä ei erikseen määrätä, noudatetaan yhdistyslakia.
Nämä säännöt astuvat voimaan, kun ne merkitään yhdistysrekisteriin.