Tämä on Prodeko Ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.05.2018. Viimeisin muutos 18.05.2023.
Tietosuojakäytäntö kuvaa, kuinka käytämme ja käsittelemme sinusta keräämiämme tietoja. Tietosuojakäytäntöä sovelletaan kaikkiin Prodekon sähköisiin palveluihin, jotka on eritelty tarkemmin seuraavissa osioissa. Alkuosio kuvaa kaikille palveluille yhteiset piirteet.
Käyttäessäsi Prodekon verkkosivuja palvelimellemme tallentuu tieto IP-osoitteestasi, käyttöjärjestelmäsi asetuksista, tietoja selaimestasi, kuten käyttämäsi selain sekä selaimesi versio. Emme käytä tietoja analytiikkaan, mainontaan tai käyttäjien yksilöimiseen, ellei näistä ole erikseen mainintaa alta löytyvässä palvelulistauksessa (ks. ainakin kohta prodeko.org). Emme lähtökohtaisesti myöskään luovuta tietoja muille osapuolille tai EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle. Käytämme kuitenkin seuraavia palveluntarjoajia: Mailman, Mailchimp, Google AdWords, Kide.app. Kaikki palveluntarjoajamme noudattavat EU:n tietosuoja-asetusta. Keräämme palveluissamme ainoastaan henkilötietoja, joita lähetät meille vapaaehtoisesti. Tiettyjen palveluiden tai palveluiden osien käyttöä on rajoitettu perustuen käyttäjän sijaintiin tai tunnistautumiseen. Ellei toisin mainita, palvelut sekä niihin liittyvät tiedot sijaitsevat Amsterdamissa Microsoft Azure:n datakeskuksessa olevalla virtuaalipalvelimella (https://www.azure.microsoft.com).
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisterissä olevalla henkilöllä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Henkilöillä on myös oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseksi tietyissä tilanteissa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle, jonka yhteystiedot löytyvät tietosuojakäytännön lopusta.
www.prodeko.org
Palvelu toimii Prodekon pääsivuina ja se sisältää monipuolisesti materiaalia, josta osa näkyy vain kirjautuneille. Killan jäsenelle luodaan tunnukset palveluun jäseneksi liittymisen yhteydessä. Henkilötietoja saattaa esiintyä mm. blogissa, foorumilla ja hallituksen kokouspöytäkirjoissa. Sivuilla on myös killan toimijoiden yhteystietoja ja opiskelukertomuksia. Palveluun välittyvät reaaliajassa myös kiltahuoneen kameran ottamat kuvat. Pääsivujen liikennettä seurataan Googlen analytiikkatyökalujen (Google Analytics) avulla ja käyttäjiä yksilöidään. Sivuillamme on käytössä Google Adwords -työkalu, jolla kohdennetaan Google-markkinointia käyttäjäluettelon avulla. Käyttäjä ei ole tunnistettavissa tähän liitettävien tietojen perusteella. Halutessaan voit estää Google Adwords-markkinoinnin osoitteessa www.google.com/settings/ads.
Pääsivuihin on integroitu Prodekon sähköinen matrikkeli, jossa sekä killan että killan alumniyhdistyksen jäsenet voivat katsella toistensa jakamia tietojaan. Liittyessäsi Prodekon jäseneksi kirjaamme liittymiseen vaadittavat henkilötietosi (täydellinen nimi, kotipaikka, sähköpostiosoite sekä AYY:n jäsenyys). Tämän lisäksi kirjaamme liittymisajankohdasta ja -perusteista johdannaiset hallinnolliset jäsentiedot rekisteriin (excursiovuosikurssi, jäsenyyden päättymispäivämäärä ja jäsentyyppi). Keräämme lisäksi tietoja, jotka syötät vapaaehtoisesti palvelua käyttäessäsi, kuten esimerkiksi työhistoriasi. Jos ostat Prodekon jäsenyyden ulkoisen tarjoajan, kuten kide.app:in kautta, saattaa palveluntarjoaja tallentaa ja jakaa meille sinusta tietoja edellä mainittujen lisäksi. Tästä lisää tietoa löydät palveluntarjoajan käyttöehdoista. Rekisteröidyt käyttäjät voivat muokata jäsentietojaan sekä tarvittaessa poistaa tietonsa. Kaikkiin jäsenrekisterien tietoihin pääsevät kiinni vain killan hallituksen osoittamat henkilöt, joiden killan eteen tekemä työ edellyttää tietoihin pääsemistä. Sähköisen matrikkelin ylläpito, hallinto ja käytäntö on kuvattu tarkemmin matrikkelin rekisteriselosteessa.
Lisäksi pääsivuihin on integroitu tiedote-palvelu, tiedotteet.prodeko.org. Sitä käytetään Prodekon viestintään ja sähköpostilla lähetettävän viikkotiedotteen luomiseen. Tiedotteissa saattaa esiintyä henkilötietoja, mikäli se liittyy olennaisesti tiedotettavaan asiaan. Esimerkiksi tiedotteesta lisätietoja toimittava taho on usein kirjattuna tiedotteen loppuun.
alumni.prodeko.org
Palvelun tarkoitus on toimia Prodekon alumniyhdistyksen (Prodekon Alumni ry) tiedotuskanavana. Sivulla julkaistaan alumnitiedotteita, jotka saattavat sisältää nimiä esimerkiksi allekirjoituksina.
bilis2.prodeko.org
Palvelun tarkoitus on pitää kirjaa Prodekon kiltahuoneella pelatuista biljardipeleistä ja laskea niiden perusteella taitotasoindeksit pelaajille. 50 korkeinta indeksiä omaavat pelaajat, edelliset pelit ja jonotilanne näytetään etusivulla. Pelaajasta tallentuvat etu- ja sukunimi, emoji, lempinimi, motto ja indeksi. Pelistä tallentuvat voittaja, häviäjä, päivämäärä ja kellonaika sekä tieto siitä, tekikö häviäjä ainuttakaan pussitusta. Kaikkien käyttäjien ja pelien tiedot ovat vapaasti haettavissa. Palvelun luonteen vuoksi sekä väärinkäytösten estämiseksi palvelu on käytettävissä ainoastaan kiltahuoneella.
gallery.prodeko.org
Palveluun tallennetaan kuvia killan tapahtumista. Palveluntarjoajana toimii Kuvat.fi ( https://kuvat.fi). Kuvan tiedostonimen yhteyteen saatetaan liittää tietoja kuvattavasta, esimerkiksi kuvattavan etunimi. Kuvat ovat julkisesti nähtävillä.
ilmo.prodeko.org
Palvelua käytetään killan tapahtumien viestintään ja niihin ilmoittautumiseen. Ilmoittautumisen yhteydessä kerätyt tiedot riippuvat tapahtumasta, mutta jokaisen tapahtuman yhteydessä kerätään ainakin etu- ja sukunimi, ilmoittautumisaika ja sähköpostiosoite. Sähköpostiosoitetta käytetään peruutuslinkin lähettämiseen sekä tapahtumaan liittyviin tiedotuksiin. Muita tyypillisesti kerättäviä tietoja ovat ilmoittautumiskiintiö, ruoka-aineallergiat ja vuosikurssi. Ilmoittautumistiedoista etu- ja sukunimi, ilmoittautumisaika sekä mahdollinen kiintiö ovat palvelussa julkisesti nähtävillä. Kiintiö on tapahtumakohtainen ja voi periaatteessa olla mitä tahansa, mutta useimmiten kiintiöksi asetetaan vuosikurssi, kilta tai joukkue. Tapahtumasta riippuen ilmoittautumistietoja voidaan luovuttaa eteenpäin killan ulkopuoliselle taholle, esimerkiksi excursion järjestäjälle. Ilmoittautumistietoja anonymisoidaan säännöllisin väliajoin siten, ettei niistä jää mitään ilmoittautuneiden lukumäärää, mahdollisia kiintiöitä ja niiden täyttöasteita lukuun ottamatta jäljelle. Anonymisoituja tietoja käytetään osallistumismäärien analysoimiseen ja tapahtumatarjonnan parantamiseen. Ilmokilkkeen liikennettä seurataan Googlen analytiikkatyökalujen (Google Analytics) avulla.
infoscreen.prodeko.org
Palvelu on tarkoitettu jatkuvasti päivittyväksi tiedotusnäytöksi ja sen käyttö on rajattu kiltahuoneelle. Tiedotteet voivat satunnaisesti sisältää henkilötietoja.
namu.prodeko.org
Palvelu toimii maksupäätteenä kiltahuoneella myytäville ruokatuotteille. Palvelun käyttäminen edellyttää käyttäjän luomista, josta tallennetaan etu- ja sukunimi. Käyttäjä voi ostaa tuotteita itselleen tallettamalla rahalla. Talletus tapahtuu tilisiirtona MobilePay-mobiilisovelluksella (https://mobilepay.fi). Palvelu pitää kirjaa tehdyistä talletuksista ja ostoksista, mutta menneet tapahtumat eivät näy käyttäjälle. Palvelun luonteen vuoksi sekä väärinkäytösten estämiseksi palvelu on käytettävissä ainoastaan kiltahuoneella.
sikajuhlat.com
Palvelu tarjoaa vuosittain muutaman sikajuhlia edeltävän kuukauden ajan selainpelin, jossa parhaimmat pisteet saaneet palkitaan sikajuhlissa. Pelaamisen yhteydessä kerätään nimimerkki ja sähköpostiosoite parhaiden pelaajien tavoittamiseen. Pelaajatiedot poistetaan sikajuhlien jälkeen.
vaalikoppi.prodeko.org
Palvelu toimii alustana vaalikokouksissa äänestämiselle, eikä sitä ole tarkoitettu jatkuvaan käyttöön. Ehdokkaiden nimet tallennetaan palveluun äänestyksen ajaksi. Äänestäjät tunnistautuvat satunnaisesti luodulla äänestäjäkohtaisella pseudonyymillä. Pseudonyymin tarkoitus on estää ulkopuolisia osallistumasta äänestykseen ja varmistaa vaalisalaisuus. Äänenannon yhteydessä tallennetaan ainoastaan tieto siitä, että pseudonyymin omaaja käyttänyt äänensä. Kaikki palvelun tiedot poistetaan jokaisen vaalikokouksen jälkeen.
Sähköisiä palveluitamme ja sivustojamme käyttäessä hyväksyt, että ne saattavat tallentaa laitteellesi evästeitä. Evästeet ovat vaarattomia ja pienikokoisia tekstitiedostoja, joita selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet eivät kuitenkaan pääse käsiksi laitteellesi tallennettuun tietoon, eivätkä kerää henkilökohtaista tietoasi. Poikkeuksena voivat toimia jotkin kolmannen osapuolen liitännäiset, kuten Googlen tilastopalvelut, joiden mukana tulevat evästeet voivat mahdollisesti tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa. Näihin emme valitettavasti pysty vaikuttamaan, mutta niiden estämiseksi löydät ohjeet selaimesi ohjesivuilta. Hyödynnämme evästeitä kerätäksemme tietoa käyttäjistämme sekä palveluistamme, jotta voimme tarjota paremman käyttökokemuksen sivustomme vierailijoille. Evästeet mahdollistavat esimerkiksi sen, ettei käyttäjän tarvitse kirjautua sivulle joka vierailulla uudestaan. Käytämme evästeitä myös kävijämäärien sekä erilaisten toimintojen, kuten painikkeiden painamisen, seuraamiseen. Näitä voimme hyödyntää esimerkiksi palveluiden toimivuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi sekä mainonnan tehokkuuden arvioimiseksi.
Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tiedot on suojattu asianmukaisesti. Sähköisten palveluiden sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot kuten hallituksen, kiltakokouksen ja vuosikokouksen pöytäkirjat sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä ota yhteyttä rekisterin pitäjään:
Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry
Postiosoite: PL 15500
00076 Aalto
Sähköposti: mediakeisari@prodeko.org